Datenschutzordnung des Sonnenwind21 e.V.
Präambel
Der Sonnenwind21 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet (= erhebt, verarbeitet und nutzt) personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Veranstaltungsteilnehmern, Spendern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für die betroffenen Personen, Daten und Verarbeitungstätigkeiten wird ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Beruf, Bankverbindung, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, Mitgliedsnummer.
3. Im Rahmen der Durchführung von Vereinsveranstaltungen (z. Bsp. Gruppentreffen, Familienwochenenden, Sommerfest, Weihnachtsfeier, Seminare) verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Teilnehmer: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Telefonnummern und E-Mail-Adressen sowie, falls erforderlich, Bankdaten.
4. Bei der Kontaktaufnahme von Personen mit dem Verein (z.Bsp. zur Beratung, beim Erhalt von Spenden) verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Bei Spenden werden uns ggf. durch den Kontoauszug Bankdaten bekannt, die aber durch uns nicht weiter verarbeitet werden.
5. Es werden durch den Verein in keinem Fall Daten im Sinne von § 9 DSGVO, insbesondere keine genetischen Daten, biometrische Daten und Gesundheitsdaten verarbeitet.
6. Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein bzw. Einholung der Einwilligung zur Datenverarbeitung bei sonstigen Personen sowie bei der Verarbeitung von nicht bei der betroffenen Person erhobenen Daten erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung gemäß Art. 13,14 DSGVO
§ 3 Speicherort
1. Die erhobenen personenbezogenen Daten werden in einer passwortgeschützten Cloud (Hornetdrive) gespeichert, welche durch technische und organisatorische Maßnahmen vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist
2. Der Verein besitzt einen Laptop mit externer Festplatte, auf welchem zusätzlich zur o.g. Cloud Daten gespeichert werden. Dieser wird durch technische Maßnahmen (Passwort, Firewall, aktuelle Virensoftware) gegen Zugriff Dritter geschützt.
3. Die Passwörter für die Cloud und das Laptop sind nur den Vorstandsmitgliedern sowie den von ihnen beauftragten Personen bekannt und werden bei einem Personenwechsel innerhalb des Vorstands oder einem Wechsel der beauftragten Personen geändert.
4. Mit dem Hoster der Homepage sowie der betreuenden Webdesignerin und dem Cloudanbieter werden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie dieser Datenschutzordnung gewährleisten.
5. Schriftliche Unterlagen, die die Vorstandsmitglieder zu Hause aufbewahren werden verschlossen und vor dem Zugriff Dritter geschützt aufbewahrt. Bei einem Vorstandswechsel werden die Unterlagen dem neuen Vorstandsmitglied übergeben oder vernichtet.
§ 4 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.
2. Hierzu zählen insbesondere personenbezogene Daten, Fotos und Videos im Zusammenhang mit öffentlichen Veranstaltungen des Vereins.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands sowie der Telefonberaterin mit Vorname, Nachname und Funktion veröffentlicht.
5. Der Verein betreibt zwei Whatsapp-Gruppen (Sonnenwind21 und Sonnenwindfamilie), in denen personenbezogene Daten (Telefonnummer, Name) veröffentlicht werden.
6. Eine von der Datenverarbeitung nach Nr.1-5 betroffene Person kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf die widersprechende Person weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten der widersprechenden Person werden von der Homepage des Vereins sowie aus den sozialen Medien entfernt, soweit dies technisch möglich und mit vertretbarem Aufwand zumutbar ist.
§ 5 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
§ 6 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern, Teilnehmern oder Interessenten werden den Vorstandsmitgliedern bzw. den vom Verein beauftragten Mitarbeitern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmern oder Interessenten dürfen an andere Vereinsmitglieder oder sonstige Personen nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen,§ 5 Abs. 1 Satz 2 der Vereinssatzung), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 7 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail unterhält der Verein zwei E-Mail-Adressen (sonnenwind21@gmx.de und info@sonnenwind21.de ), welche im Rahmen der Vereins-Kommunikation ausschließlich zu nutzen sind.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
3. Der E-Mail-Account ist passwortgeschützt. Das Passwort ist nur den Vorstandsmitgliedern sowie den von ihnen beauftragten Personen bekannt und wird bei einem Personenwechsel innerhalb des Vorstands oder einem Wechsel der beauftragten Personen geändert.
§ 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, beauftragte Dritte), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 9 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind und die Kerntätigkeit des Vereins auch nicht in der umfangreichen Verarbeitung von Gesundheitsdaten besteht, muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen.
§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält die Homepage sonnenwind21.de sowie den Facebook-Auftritt Sonnenwind21 e.V.
2. Mit den hierfür erforderlichen Auftragsverarbeitern werden entsprechende Verträge geschlossen, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie dieser Datenschutzordnung gewährleisten.
§ 11 Drittlandtransfer
Bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet oder in den sozialen Medien können diese Daten auch in Drittstaaten abgerufen werden.
Darüber hinaus machen wir darauf aufmerksam, dass die Betreiber der sozialen Netzwerke die Daten ihrer Nutzerinnen und Nutzer (z.B. Telefonnummern, IP-Adresse etc.) entsprechend ihrer Datenverwendungsrichtlinien abspeichern und für geschäftliche Zwecke nutzen. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenerhebung und deren weitere Verwendung durch die sozialen Netzwerke. So bestehen keine Erkenntnisse darüber, in welchem Umfang, an welchem Ort und für welche Dauer die Daten gespeichert werden, inwieweit die Netzwerke bestehenden Löschpflichten nachkommen, welche Auswertungen und Verknüpfungen mit den Daten vorgenommen werden und an wen die Daten weitergegeben werden.
§ 12 Beschwerderecht
Nach Art.77 DSGVO hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Der Sächsische Datenschutzbeauftragte, Kontor am Landtag, Devrientstraße 1, 01067 Dresden.
§ 12 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 10.08.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.